Canal Intern d'Informació: via mitjançant el qual, tant els Professionals de l'organització com altres tercers que s'hi relacionin, podran comunicar sospites de conductes contràries, irregulars, no alineades o que impliquin una violació, infracció o incompliment de la legalitat vigent, del Codi Ètic o de la normativa interna de l'organització.
Infracció: qualsevol fet que presumptament vulnera els preceptes establerts al Codi ètic de l'Organització, de la seva normativa o de la legalitat vigent, i en particular:
Organització: Sendera ONG
Persona Informant: persona que realitza una comunicació d'una conducta il·lícita o irregular o que té indicis o té la sospita que s'està cometent alguna d'aquestes conductes al si de l'Organització, que interposa una comunicació sobre això a través del Canal Intern d'Informació.
Professionals: són tots els membres de l'organització, des de la Direcció i l'Òrgan d'Administració fins a les persones treballadores, passant pels comandaments intermedis i els cossos de gerència.
Persona investigada: persona contra qui la persona informant interposa la comunicació a través del Canal Intern d'Informació per tenir indicis o la sospita fundada que és autor d'una conducta il·lícita o irregular al si de l'Organització.
Sistema Intern d'Informació: sistema de comunicació de possibles infraccions que recull els diferents canals interns d'informació establerts per l'Organització.
Stakeholders: També anomenats com a “parts interessades”, els stakeholders són totes aquelles persones o organitzacions que constitueixen el públic d'interès per a l'organització, és a dir, que es relacionen amb les activitats i decisions de la mateixa, com ara empleats/des, directius, propietaris, accionistes, clients, proveïdors, creditors, competidors, bancs i entitats financeres, mitjans sindicats, col·laboradors, partners, socis de negoci, etc. Seguint la terminologia de les Normes UNE/EN/ISO, són les persones o organitzacions, externes o internes, que puguin afectar, veure's afectades o percebre's com a afectades per una decisió o activitat de l'organització.
El marc normatiu aplicable a aquesta política del sistema intern d'informació de l'organització és el següent:
L'Organització fidel al seu compromís amb les persones treballadores, clientela, proveïdors i terceres parts amb què col·labora, els principis de bona governança i el compliment normatiu, ha habilitat un Sistema Intern d'Informació amb la finalitat de prevenir i detectar qualsevol conducta irregular, il·lícita delictiva o discriminatòria, i en compliment de la Llei 2/2023, de infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
Aquest Sistema d'Informació, a més de servir per descobrir i investigar possibles infraccions, és una eina imprescindible perquè el Codi Ètic cobrin total vigència i possibiliti la millora contínua dels protocols i les polítiques de prevenció, les normes de transparència i la resta de normativa interna.
L'Organització actuarà en tot moment respectant la legalitat vigent i l'aplicació dels principis i valors a totes les relacions tant internes com externes.
En aquest apartat es recullen els principis generals que regeixen el funcionament del Sistema Intern d'Informació.
El sistema intern d'informació a través del canal intern d'informació és d'accés públic i permanent (accés 24/7) per a persones treballadores i tercers que vulguin interposar una comunicació en els termes que preveu aquesta política.
Es considera que la persona informant actua de bona fe quan la seva comunicació es realitzi d'acord amb el que disposa aquesta Política i estigui basada en fets o indicis dels quals es pugui desprendre raonablement la realització d'un comportament irregular, il·lícit, delictiu o contrari als principis i valors ètics de l'Organització oa la resta de polítiques internes.
Es considera que la comunicació és de bona fe quan es faci sense ànim de venjança, d'assetjar moralment, de causar un perjudici laboral o professional, o de lesionar l'honor de les persones afectades o d'un tercer.
Es considera que la persona informant no actua de bona fe quan aquesta és conscient de la falsedat dels fets, o actua amb manifest menyspreu a la veritat, o amb la intenció de venjança, o perjudicar l'Organització o assetjar les persones afectades, o lesionar el seu honor, o perjudicar-lo laboralment, professionalment o personalment.
Si es demostra que la comunicació s'ha realitzat de mala fe, no actuarà la protecció a la persona informant i es podran aplicar mesures tant disciplinàries com, si escau, penals.
Davant de qualsevol comunicació que es pugui fer, independentment del canal utilitzat, quedarà garantida la protecció dels drets de la persona informant, possibles víctimes, testimonis i, si escau, persones afectades, de conformitat amb el procediment establert.
Igualment, l'Organització es compromet a garantir la protecció de la persona informant davant de represàlies de qualsevol naturalesa, directes o indirectes.
La identitat de la persona que realitzi la comunicació tindrà la consideració dinformació confidencial i no podrà ser comunicada ni revelada sense el seu consentiment.
Això no obstant, les dades de les persones que efectuïn la comunicació podran ser facilitades tant a les autoritats administratives com a les judicials sempre que siguin requerides com a conseqüència de qualsevol procediment judicial derivat de l'objecte de la comunicació. Aquesta cessió de les dades a les autoritats administratives o judicials s'ha de fer sempre donant ple compliment a la legislació vigent en matèria de protecció de dades de caràcter personal.
En aquest sentit, l‟Organització garanteix el seu compromís respecte a la confidencialitat absoluta de les dades identificatives de l‟informant, així com l‟absència de represàlies per la comunicació.
Un cop rebuda una comunicació, es garantirà el dret a la intimitat, la defensa i la presumpció d'innocència de les persones afectades. L'òrgan instructor de l'Organització és l'òrgan que, per nomenament de l'Òrgan d'Administració, està encarregat de coordinar i impulsar la tramitació i la resolució de les diferents comunicacions rebudes a través del Sistema Intern d'Informació, de manera objectiva i en base a criteris d'imparcialitat i respecte dels principis i drets continguts en aquesta Política.
El Sistema Intern d'Informació de l'Organització és una eina de transparència que afavoreix la confiança de les persones i els grups d'interès en els mecanismes de l'Organització per garantir el compliment de la legalitat i dels principis i els valors ètics i la resta de normativa interna.
Aquesta Política és aplicable i, per tant, el Sistema Intern d'informació, és aplicable a aquelles matèries previstes a l'article 2 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de la lluita contra la corrupció, i específicament:
a) Qualssevol accions o omissions que puguin constituir infraccions del dret de la Unió Europea sempre que:
b) Accions o omissions que puguin ésser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu. En tot cas, s'entendran compreses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin menyscapte econòmic per a la Hisenda Pública i per a la Seguretat Social
c) La protecció prevista en la referida Llei, per a les persones treballadores que informin sobre infraccions de dret laboral en matèria de seguretat i salut a la feina, s'entenen sense perjudici del que estableix la normativa específica.
Podran realitzar les comunicacions pel canal intern d'informació totes les persones contemplades a l'article 3 de la Llei 2/2023, i específicament:
a) Totes les persones que integren l'Organització (persones treballadores, alta direcció i integrants de l'Òrgan d'Administració).
b) Personal extern o autònom.
c) Qualsevol personal que treballi per a sota la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors.
d) Qualsevol grup d'interès, persona o organització que puguin afectar, veure's afectades o percebre's com a afectades per una decisió o activitat de l'Organització (persones usuàries dels béns o serveis de l'Organització, Representació Legal de la Persona Treballadores, etc.).
e) Aquelles altres persones contemplades a l'article 3 de la Llei 2/2023.
Aquesta política té per objecte regular el sistema intern d'informació de l'organització i en particular:
Per tal de garantir la major confidencialitat de la persona informant, així com de la informació i/o documentació que s'aporti amb les comunicacions, aquestes s'interposaran al Canal Intern d'Informació habilitat a aquest efecte, al qual es pot accedir a través de la pàgina web de l'Organització (https://www.senderaong.org/), així com a través del següent enllaç: https://centinela.lefebvre.es/public/concept/2312062?access=9y49oUmGLo5zCXOKs5ktlAsNJEHs87KmnpL3ZCWUQFQ%3d .
Aquest canal permet la presentació de comunicacions de forma confidencial, permetent que les comunicacions siguin o no anònimes i disposa d'unes mesures de seguretat extremes que garanteixen la total confidencialitat de la informació i de les dades que es proporcionin a través d'aquest canal.
Així mateix, qualsevol informació es podrà fer per escrit, a través de correu postal, verbalment, per via telefònica oa través de missatgeria de veu. A sol·licitud de la persona informant, també es podran presentar mitjançant una reunió presencial, dins del termini màxim de 7 dies. Si escau, s'advertirà a l'informant que la comunicació serà gravada i se l'informarà del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, del 27 d'abril del 2016 i la Llei orgànica 3/2018, del 5 de desembre, de protecció de dades.
De la mateixa manera que estableix l'article 10 a) d'aquesta política, l'òrgan instructor pot mantenir la comunicació i sol·licitar informació addicional a la persona informant, si així ho considera necessari.
Tota persona física podrà informar davant de l'Autoritat Independent de Protecció de l'Informant, AAI, o davant de les autoritats o òrgans autonòmics corresponents, de la comissió de qualssevol infraccions, ja sigui directament o prèvia comunicació a través del corresponent canal intern.
Així mateix, s'informa que les persones poden adreçar les seves comunicacions, de la mateixa manera, a les autoritats competents, les forces i els cossos de seguretat, els jutges i els tribunals, així com la inspecció de treball, quan correspongui.
De la mateixa manera, les persones també poden adreçar-se a institucions, òrgans i organismes de la UE, per exemple, en el context d'un frau al pressupost de la UE ( https://www.igae.pap.hacienda.gob.es/sitios/igae/es-ES/CA-UACI/SNCA/Paginas/ComunicacionSNCA.aspx ).
Per preservar el principi de confidencialitat i de conformitat amb el que disposa l'art. 6 de la Llei 2/2023, l'Organització ha optat per la contractació de l'empresa externa especialitzada (GRUP ADAPTALIA LEGAL – FORMATIU SL) per intermediar entre la persona informant i l'òrgan instructor facilitant el contingut de la comunicació, però no les dades personals de la persona informant, excepte en les situacions següents:
En compliment amb l'article 8.1 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, l'Organització designa com a Responsable del present Canal:
L'Organització ha institucionalitzat els principis generals d'actuació i valors ètics, de compliment obligat per part de tot el personal de l'organització (òrgan d'administració, personal directiu, persones treballadores) i totes aquelles persones físiques o jurídiques l'activitat de les quals se sotmeti expressament al Codi Ètic. Així mateix, compta en la seva estructura organitzativa amb la figura de l'Òrgan de Compliment la funció del qual, entre d'altres, és la de solucionar coherentment els conflictes ètics que puguin sorgir en l'esdevenir de la vida corporativa de l'Organització, i vigilar, controlar i coordinar les persones responsables amb funcions de control a cada àrea, en relació amb el compliment normatiu i ètica empresarial dels grups, professionals, etc.).
Per garantir la confidencialitat de les dades personals dels informants i proporcionar un servei professional en la gestió de les comunicacions, l'Organització ha optat per la contractació d'una empresa externa especialitzada, com ara Gestor del Canal.
L'organització considera necessari disposar d'un protocol per a la tramitació de les infraccions possibles de tipus ètic. En aquest sentit, s'ha dissenyat aquesta Política a fi que les persones usuàries del Canal coneguin el funcionament del mateix i les garanties de confidencialitat, drets d'intimitat, presumpció d'innocència i defensa pròpia de les persones afectades que s'hi recullen.
A través d'aquest Canal es dóna compliment, així mateix, de les obligacions imposades a la Llei 2/2023 de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció, amb les adaptacions que resulten pertinents d'acord amb el que disposa aquesta norma, d'acord amb la seva disposició transitòria primera.
Totes les persones afectades pel Codi d'Ètic de l'Organització (persones treballadores i terceres parts externes) tenen l'obligació de:
La persona informant té la responsabilitat d'aportar totes les proves o indicis que tingui a la vostra disposició, en el moment inicial de la comunicació de la infracció.
La imputació de fets amb coneixement de la seva falsedat (comunicacions falses) pot derivar en responsabilitats penals o civils en els termes previstos a la legislació vigent, així com en les mesures disciplinàries que puguin correspondre.
No són objecte del Canal, estan expressament excloses de la protecció prevista a la Llei 2/2023, i seran arxivades sense tràmit, les comunicacions referents a:
Tal com s'ha indicat anteriorment, les persones informants també poden comunicar possibles infraccions presencialment, sol·licitant una reunió presencial amb l'òrgan instructor. En aquest cas, l'òrgan instructor donarà audiència a l'informant dins un termini màxim de 7 dies des que es va sol·licitar la reunió presencial.
La reunió presencial podrà documentar-se d'alguna de les maneres següents:
La persona informant, un cop accedeix al formulari, completa una sèrie de camps predefinits a través dels quals comunica la incidència, decidint si la seva comunicació serà anònima o no. No obstant això, a l'efecte de poder demanar la informació necessària per a la seva gestió i per a una anàlisi exhaustiva del problema, es recomana a l'informant identificar-se o, almenys, proporcionar unes dades de contacte per poder adreçar-s'hi si és necessari. Tant si la persona informant decideix identificar-se en el moment de la presentació de la comunicació com si no, haurà d'aportar necessàriament les dades següents:
(i) Relació amb l'organització: si la persona informant té una relació interna amb l'empresa (persona treballadora, directiu/iva, etc.) o si n'és extern (proveïdor, col·laborador, etc.).
(ii) Tipologia de la conducta que cal comunicar: seleccionant el tipus de conducta que més s'ajusti a la situació que vol comunicar la persona informant.
(iii) Relat detallat i exhaustiu dels fets que es comuniquen (data, hora, lloc, persones investigades i qualsevol altra circumstància concurrent que serveixi per aclarir els fets). Es pot interposar la comunicació mitjançant enregistrament de veu.
Si la persona informant informa la comunicació de manera anònima i no inclou cap dada identificativa, una vegada completa i envia el formulari, rebreu un codi únic i un URL a través del qual podeu seguir l'evolució de la vostra comunicació (aquesta URL també es facilita en el cas de les comunicacions identificades).
En el cas que la persona informant decideixi identificar-se, a més de la informació detallada al paràgraf anterior, haurà de proporcionar les dades identificatives següents:
(i) Nom i cognoms.
(ii) Dades de contacte (correu electrònic, número de telèfon o qualsevol altra forma per posar-s'hi en contacte). En el cas del correu electrònic, serà lúnic camp obligatori.
En aquest cas, la persona informant coneix la resolució de la seva comunicació a través del correu electrònic o també a través de l'enllaç de seguiment.
Tant en el moment de la identificació com en un moment posterior, serà aplicable la normativa nacional i comunitària en matèria de protecció de dades de caràcter personal, en particular, el Reglament (UE) 679/2016 de protecció de dades de caràcter personal de 27 d'abril de 2016 (d'ara endavant, RGPD) i la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre (d'ara endavant, LOPDGDD), per la qual cosa la informació transmesa per la persona informant és “inviolable”, i no pot ser modificada en cap moment pel responsable del canal ni cap altre usuari de la plataforma, complint així amb la normativa vigent esmentada anteriorment.
És important esmentar que el formulari del Canal Intern d'Informació inclou els elements següents, més enllà dels camps descriptius de la incidència:
“El sistema intern d'informació et permet reportar qualsevol actuació que suposi una efectiva limitació dels drets i garanties previstos a la L 2/2023. Si presentes una comunicació, fins i tot encara que no sigui de manera anònima, has de conèixer que queda preservada la teva identitat, que no pot ser comunicada a tercers, i garantida la confidencialitat de les dades corresponents a les persones afectades. que s'hagin de fer queden subjectes a salvaguardes establertes a la normativa aplicable”.
La comunicació serà rebuda pel Gestor del Canal, constituït per una persona assessora externa i independent a lorganització que procedirà a la seva classificació, tramitació i assignació dun codi únic (en cas dhaver-la presentat de forma anònima) i una URL a través de la qual la persona informant podrà identificar la comunicació presentada i sol·licitar informació sobre el seu curs. El Gestor del Canal haurà d'acusar rebut de la comunicació en el termini màxim de 7 dies des de la data de la recepció i, en cas que sigui necessari, sol·licitarà a la persona informant informació addicional per aclarir aspectes de la comunicació que siguin claus per determinar si és susceptible de continuar amb la investigació posterior. Si en el termini de 15 dies naturals la persona informant no aporta aquesta informació i esmena els defectes assenyalats, es procedirà al seu arxiu sense tràmit de recerca.
En cas que el Gestor del Canal consideri que no hi ha indicis per continuar amb el curs de la comunicació es procedirà al seu arxiu. Així mateix, de no proporcionar la persona informant la informació indicada al paràgraf anterior i no ser possible aconseguir-la per altres mitjans, també es procedirà al seu arxiu. En el cas que en el futur s'aconsegueixin les dades requerides, nous indicis o informació addicional, caldrà obrir un nou expedient.
En els altres casos, el Gestor del Canal, després de l'anàlisi preliminar de la comunicació, podrà:
o La comunicació no compleixi els requisits mínims formals per a la seva tramitació.
o La conducta no presenti indicis raonables de suposar una infracció.
o Les comunicacions el contingut de les quals estigui denunciat en via administrativa o es trobin en via judicial.
o La comunicació fa referència a un dubte, consulta o queixa (p.ex. sobre una situació laboral, característiques d'un producte, etc.), sense que suposi una infracció.
o El contingut de la comunicació resulti manifestament irrellevant, mancat de fonament o notòriament fals, amb l'excepció, en tot cas, de l'obligació de comprovar els fets.
S'admetran a tràmit les comunicacions, preferentment de forma telemàtica, que continguin una descripció suficient que permeti identificar una conducta que sigui versemblant.
El Gestor del Canal remetrà a l'Organització, a través del contacte d'enllaç, tota la informació i la documentació recopilada de la comunicació.
El gestor del canal intern dinformació ha de realitzar una ponderació fonamentada degudament, tenint en compte el fet denunciat i la seva intensitat ofensiva respecte dun determinat bé jurídic, i dacord amb el principi de proporcionalitat.
En tot cas, per analitzar l'admissió a tràmit o l'arxiu, el gestor del canal intern d'informació sempre ha de comprovar si la comunicació exposa fets o conductes que es troben dins l'àmbit d'aplicació que recull l'article 2 de la Llei 2/2023.
L'estat dels dos supòsits els podrà consultar la persona informant a través de l'URL generada un cop emplenat i va enviar el formulari de la comunicació.
Un cop la comunicació ha estat admesa a tràmit de recerca, el Gestor del Canal traslladarà el seu contingut a la persona denllaç de lOrganització, la qual la posarà en coneixement de lòrgan instructor intern que serà la persona encarregada de dur a terme les diligències i actuacions necessàries per aclariment dels fets ocorreguts, així com la identificació dels responsables.
En cas d'optar per un òrgan instructor extern a l'Organització, la seva elecció es realitzarà atenent criteris d'idoneïtat pel que fa a coneixements, formació i àrea d'expertise, així com les seves habilitats comunicatives i empàtiques que facilitin a la persona informant i/o subjecte investigat un entorn adequat i amable, així com unes condicions favorables en què es pugui expressar.
L'òrgan instructor podrà utilitzar tots els mitjans de prova i fonts d'informació al seu abast per intentar aclarir els fets, atenent sempre el principi de proporcionalitat. En aquest sentit ia manera enunciativa, però no limitativa, podrà realitzar entrevistes personals, revisió d'informes o avaluacions d'acompliment, registres, realització de visites, etc.
En funció de l'àmbit, l'abast i les persones presumptament involucrades en la irregularitat comunicada, l'òrgan instructor valorarà l'estratègia de recerca a desenvolupar en cada cas concret, disposant de les opcions següents:
Tota col·laboració en la investigació d'una irregularitat està subjecta al deure de confidencialitat respecte de la informació que pogués conèixer a la seva actuació. Així mateix, tota persona que hagi de prestar col·laboració té l'obligació d'abstenir-se de formar part de l'equip de recerca si hi pot haver conflicte d'interès o causa justa, comunicant expressament aquesta incompatibilitat a l'òrgan instructor.
Paral·lelament a l'inici de la investigació i abans de comunicar els fets als subjectes investigats, l'òrgan instructor podrà sol·licitar a la Direcció de l'Organització l'adopció de mesures cautelars amb caràcter d'urgència quan:
La comunicació d'aquestes mesures als subjectes investigats l'ha de fer l'òrgan instructor tenint en compte, sempre, el principi de presumpció d'innocència.
Aquestes mesures es poden endarrerir mentre hi hagi el risc, tenint en compte que, llevat de cas extraordinari a justificar per òrgan instructor, la vigència de qualsevol mesura cautelar no pot excedir tres mesos des de la comunicació del gestor del canal a la persona responsable a l'organització.
Una vegada iniciada la instrucció de lexpedient, es garantirà que la persona investigada per la informació en tingui notícia, així com de les accions o omissions que se li atribueixen, ia ser escoltada en qualsevol moment. Aquesta comunicació tindrà lloc en el temps i la forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la recerca. En cap cas no es comunicarà a les persones investigades la identitat de la persona informant ni es donarà accés a la comunicació. Addicionalment se us informarà del dret que té a presentar al·legacions per escrit i del tractament de les vostres dades personals.
Per tal de garantir el dret de defensa de la persona afectada, pot ser escoltada en qualsevol moment, i se li advertirà de la possibilitat de comparèixer assistida d'advocat.
En el curs de la investigació si els fets investigats tenen aspecte de ser certs, l'òrgan instructor organitzarà tan aviat com sigui possible una entrevista, preferiblement presencial, amb la persona afectada, identificant-se davant seu com l'encarregat de la investigació de la suposada infracció i informant-li breument dels fets que se li imputen, la possible qualificació dels mateixos i les seues conseqüències.
En cas que diverses persones fossin responsables de la suposada irregularitat, les entrevistes es duran a terme de forma separada, encara que simultàniament per evitar la comunicació entre elles. En aquest cas, si l'òrgan instructor ho considera oportú, pot optar per l'acarament entre les persones investigades o entre aquestes i els testimonis admesos.
La persona afectada té dret a ser informada sobre les accions o les omissions que se li atribueixen ia ser escoltada en qualsevol moment. De forma concreta, la notificació es realitzarà a la persona investigada en el termini màxim de 15 dies des de l'inici de la investigació o des del moment en què se'n conegui la identitat, si això passa en un moment posterior a l'inici. Aquesta notificació es pot endarrerir quan aquesta comporti un risc per destrucció o manipulació de proves. En cas que sigui així, l'instructor documentarà al seu informe de recerca els fonaments d'aquesta decisió. En qualsevol cas, aquesta notificació no es pot demorar fins al punt que pugui produir indefensió per a la persona investigada.
Durant l'entrevista, l'òrgan instructor ha de formular a la persona investigada les preguntes que consideri oportunes per aclarir els fets investigats. La persona investigada, si ho desitja, no estarà obligada a contestar i la seva negativa a contestar no es podrà considerar l'acceptació tàcita dels fets.
L'òrgan instructor aixecarà acta de l'entrevista practicada i aquesta serà signada per aquest, la persona investigada i els testimonis interrogats, en cas d'existir.
Des de la notificació a la persona investigada, aquesta disposa d'un termini de 20 DIES NATURALS per exercir la seva defensa, argumentant per escrit tot allò que cregui convenient per defensar-la i aportar aquells documents que consideri d'interès.
Un cop vençut el termini sense la presentació de l'escrit, l'òrgan instructor continua amb el procediment fins a l'emissió del corresponent informe.
L'òrgan instructor durà a terme totes les accions que consideri necessàries per disposar d'evidències suficients per a la determinació i la resolució de la infracció comunicada, atenent el principi de proporcionalitat. En aquest sentit, podrà dur a terme revisió de documents, registres, dispositius, anàlisi de processos i procediments, realització d'entrevistes, visites, etc., si hi ha proves que corroborin o refutin la informació facilitada.
El termini total per a la investigació i resolució de l'expedient no podrà superar els tres mesos a comptar de la recepció de la comunicació o, si no es va remetre un justificant de recepció a la persona informant, a partir del venciment del termini de set dies després d'efectuar-se la comunicació, excepte en supòsits de complexitat especial que es podrà estendre per tres mesos més addicionals .
Un cop finalitzades totes les diligències de recerca, l'òrgan instructor elaborarà amb la màxima celeritat possible un informe final que contindrà detall de les presumptes irregularitats, dels treballs realitzats, les seves conclusions respecte als fets esdevinguts i, si escau, una proposta d'accions o controls que ha de dur a terme l'Organització per impedir que aquesta irregularitat es torni.
Aquest informe de recerca, entre altres punts, ha de descriure:
Un cop finalitzada la investigació, la Direcció de l'Organització, segons l'informe de conclusions elaborat per l'òrgan instructor, ha de resoldre l'expedient de recerca de qualsevol irregularitat comesa en relació amb l'Organització.
La Direcció de l'Organització podrà adoptar alguna de les decisions següents registrant els motius i les conclusions que les sustentin:
a) Sol·licitar la pràctica daccions dinvestigació addicionals a lòrgan instructor en el cas que el seu informe final no hagi estat prou concloent. La pràctica d'accions de recerca addicionals es realitzarà sempre dins el termini màxim estipulat anteriorment per a la investigació i resolució de l'expedient (màxim tres mesos, prorrogable tres mesos més).
b) Descartar la comunicació , declarant la no comissió duna irregularitat, en consideració que els fets aportats (i) no constitueixen incompliment; (ii) la informació aportada és insuficient per procedir a qualsevol actuació addicional; (iii) no compleix els requisits de veracitat, completesa i claredat.
c) Declarar la comissió d'una irregularitat , podent adoptar les mesures següents:
d) Posar a disposició de ladministració de justícia competent les irregularitats detectades.
Finalitzada la investigació, l'òrgan instructor comunicarà als subjectes investigats la proposta de resolució, els quals podran, si ho consideren necessari, al·legar de manera expressa tot allò que creguin convenient per al seu descàrrec i aportar la documentació que considerin oportuna.
Lòrgan instructor podrà convidar a participar en aquest tràmit a qualsevol persona que consideri adequat a la vista dels seus coneixements específics.
Els subjectes investigats disposaran dun termini de 5 dies hàbils, comptadors des de la comunicació de la proposta de resolució per lòrgan instructor, per presentar les al· legacions que estimi oportunes.
Transcorregut aquest termini, la resolució serà definitiva i no es pot interposar cap recurs.
Es prohibeixen expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones informants, en els termes previstos en aquesta política.
En general, s'entén per represàlia qualssevol actes o omissions que estiguin prohibits per la llei, o que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï les persones que les pateixen en desavantatge particular respecte a una altra en el context laboral o professional, només per la condició d'informants, o per haver fet una revelació.
En particular, ia títol enunciatiu, es consideren represàlies les que s'adoptin en forma de:
• Suspensió del contracte de treball, acomiadament o extinció de la relació laboral o estatutària, incloent-hi la no-renovació o la terminació anticipada d'un contracte de treball temporal una vegada superat el període de prova, o terminació anticipada o anul·lació de contractes de béns o serveis, imposició de qualsevol mesura disciplinària, degradació o denegació d'ascensos i qualsevol altra modificació substancial de les condicions indefinit, en cas que el treballador tingués expectatives legítimes que se li oferiria una feina indefinida; llevat que aquestes mesures es duguin a terme dins lexercici regular del poder de direcció a lempara de la legislació laboral o reguladora de lestatut de lempleat públic corresponent, per circumstàncies, fets o infraccions acreditades, i alienes a la presentació de la comunicació.
• Danys, inclosos els de caràcter reputacional, o pèrdues econòmiques, coaccions, intimidacions, assetjament o ostracisme.
• Avaluació o referències negatives respecte a l'exercici laboral o professional.
• Inclusió en llistes negres o difusió d'informació en un àmbit sectorial determinat, que dificultin o impedeixin l'accés a l'ocupació o la contractació d'obres o serveis.
• Denegació o anul·lació d'una llicència o de permís.
• Denegació de formació.
• Discriminació, o tracte desfavorable o injust.
Les persones a què es refereixin els fets relatats en la comunicació han de comptar amb una singular protecció davant el risc que la informació, fins i tot amb aparents aspectes de veracitat, hagi estat manipulada, sigui falsa o respongui a motivacions que el dret no pot emparar.
Durant la tramitació de l'expedient, les persones investigades per la comunicació tenen dret a la presumpció d'innocència, al dret de defensa, així com a la mateixa protecció establerta per als informants, i se'n preserva la identitat i es garanteix la confidencialitat dels fets i les dades del procediment.
Les sancions que es puguin imposar en cada cas són les previstes depenent del règim de vinculació amb el subjecte investigat, tenint en compte el Règim Disciplinari intern d'acord amb l'Estatut dels Treballadors i el Conveni col·lectiu aplicable.
La graduació de les sancions es determinarà en funció dels fets comesos, i es poden prendre en consideració circumstàncies com ara la reincidència, el dany o perjudicis causats, les circumstàncies, etc.
Quan la investigació conclogui amb la imposició daccions disciplinàries, serà la Direcció General de lOrganització qui notifiqui fefaentment a la persona investigada, en un termini màxim de 15 dies, les mesures disciplinàries adoptades i les seves causes.
La persona informant de la infracció, mentre no s'acabi l'expedient de recerca, ha de ser informada sobre l'estat del mateix dins dels 30 dies naturals a la seva interposició.
Com ja s'ha assenyalat anteriorment, el termini per finalitzar les actuacions i donar resposta a la persona informant, si escau, no podrà ser superior a 3 mesos des de l'entrada al registre de la informació o, si no es va remetre un justificant de recepció a l'informant, a 3 mesos a partir del venciment del termini de 7 dies després d'efectuar-se la comunicació, excepte casos d'una complexitat especial que requereixin d'altres 3 mesos addicionals .
Després de la finalització de l'expedient i, si escau, la preceptiva comunicació a la persona investigada i la unitat de negoci/departament, el tancament serà informat a la persona informant a través de la URL facilitada en el moment de la presentació de la comunicació. Aquesta informació contindrà únicament menció si els fets comunicats han suposat la identificació d'alguna irregularitat i mai no contindrà detalls de les accions realitzades ni de les conclusions assolides. En cap cas, lexpedient de recerca serà compartit amb la persona informant ni amb les persones implicades en el procediment.
La comunicació d‟admissió a tràmit realitzada pel Gestor del Canal, el contingut de l‟expedient de recerca i la resolució assolida, no serà públics.
Se n'excepciona:
En cas que la conducta comunicada sigui constitutiva d'assetjament laboral, sexual i/o per raó de sexe, se seguirà el procediment de recerca i resolució establert en el corresponent protocol o procediment de prevenció de l'assetjament laboral, sexual i/o per raó de sexe.
En qualsevol comunicació d'una possible infracció i en el procediment de recerca s'han de respectar els drets i les garanties de les persones informants, víctimes i testimonis. En aquest sentit, estaran protegits davant de qualsevol tipus de represàlia, discriminació i penalització per motiu de les comunicacions realitzades. Tot això, en els termes previstos als articles 35 a 41 de la Llei 2/2023.
La persona informant tindrà les següents garanties en les seves actuacions:
• Dret a rebre informació prèvia
Amb la interposició prèvia de la comunicació, la persona informant haurà de tenir accés a informació fàcilment comprensible sobre tot el procés. Per això, l'Organització es compromet a tenir disponible al Canal Intern d'Informació la Política del Sistema Intern d'Informació i informar degudament la persona informant de tots els tràmits en relació amb el procés de comunicació de possibles infraccions.
• Denúncia anònima o identificada
La persona informant podrà decidir si vol formular la comunicació de forma anònima o no anònima; en aquest segon cas es garantirà la reserva didentitat de la persona informant, de manera que aquesta no sigui revelada a terceres persones no implicades en el procediment de recerca, mantenint sempre el principi de confidencialitat.
• Denúncia verbal o escrita
La persona informant podrà interposar una comunicació de manera verbal o per escrit.
• Dret a la utilització de la informació amb caràcter restrictiu
La informació que faciliti la persona informant no podrà ser utilitzada per a fins diferents dels de la investigació.
• Dret a la confidencialitat
L'Organització garanteix la confidencialitat en la rebuda i la gestió de les comunicacions realitzades a través d'aquest Canal Intern d'Informació. S'informa la persona informant que, tant al formulari de comunicació com durant la investigació, només se sol·liciten les dades estrictament necessàries per tramitar-la. A més, només podrà accedir a aquestes dades el personal autoritzat.
• Acusament de rebut
L'Organització informarà la persona informant de la recepció de la comunicació en un termini màxim de 7 dies .
• Dret a rebre informació raonable
L'Organització donarà resposta a les actuacions de recerca en un termini màxim de tres mesos a partir de l'enviament de l'acusament de recepció.
• Dret a una investigació transparent i una interlocució imparcial
Les comunicacions o consultes rebudes seran tractades amb la màxima transparència i imparcialitat per part de lòrgan instructor dels expedients de recerca, que posseeix la preparació suficient i adequada per respondre als dubtes de la persona informant o tramitar la comunicació interposada.
• Dret a no represàlies
Es garanteix a totes les persones informants de bona fe que l'Organització no podrà, ni abans, ni durant, ni amb posterioritat a la recepció de la comunicació, adoptar cap mesura que els perjudiqui en la carrera professional o que suposi la cessació de la relació laboral o professional amb l'empresa o qualsevol altra conseqüència negativa per al professional o les persones del seu entorn. En tot cas, la protecció de la persona informant no l'eximirà de les responsabilitats en què hagi pogut incórrer per fets diferents dels que constitueixin objecte de la comunicació.
Aquelles persones informants de mala fe que presentin comunicacions falses o comunicacions que tinguin per única finalitat menyscabar la reputació de l'empresa o de qualsevol dels seus professionals, se sotmetran als procediments i les sancions disciplinàries que corresponguin d'acord amb la legislació laboral vigent en cada moment i el conveni col·lectiu que sigui aplicable.
• Drets derivats de la protecció de dades
L'organització garanteix que totes les dades que proporcioni la persona informant mitjançant el canal intern d'informació seran tractades d'acord amb la normativa vigent de protecció de dades, sense perjudici dels drets de la persona informant.
Les persones que comuniquin o revelin infraccions previstes a l'article 2.1. de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i lluita contra la corrupció, tindran dret a la protecció per part de l'Organització, sempre que:
• Tingueu motius raonables per pensar que la informació referida és veraç en el moment de la comunicació o revelació, encara que no aportin proves concloents, i que la informació esmentada entra dins l'àmbit d'aplicació de la Llei 2/2023.
• Que la comunicació no es faci de mala fe.
• Que la conducta comunicada tingui la consideració d'infracció, segons defineix l'apartat 1 d'aquesta política.
• Que la comunicació sigui realitzada per les persones descrites a l'apartat 1 de la present Política o qualsevol altra que pugui establir la normativa vigent.
• A les comunicacions no admeses a tràmit també són aplicables les mesures de protecció, llevat que hi hagi indicis racionals d'haver-se obtingut aquesta informació de forma il·lícita.
També tindran dret a protecció:
• Els representants legals de les persones treballadores en l'exercici de les seves funcions prestin assessorament i suport a l'informant.
• Les persones físiques que, en el marc de l'organització en què presti serveis la persona informant, hi assisteixin en el procés.
• Les persones físiques que estiguin relacionades amb la persona informant i que puguin patir represàlies, com a companys/es de treball o familiars de la persona informant.
• Les persones jurídiques, per a les quals la persona informant treballi o amb les que mantingui qualsevol altre tipus de relació en un context laboral o en què ostenti una participació significativa. A aquests efectes, s'entén que la participació al capital o als drets de vot corresponents a accions o participacions és significativa quan, per la seva proporció, permet a la persona que la tingui tenir capacitat d'influència en la persona jurídica participada.
L'Organització reconeix els drets següents de les persones investigades en un expedient en els termes de la present Política:
• Dret a informar-se de les accions o omissions que se li atribueixen, ia ser escoltada en qualsevol moment. L'Organització s'assegurarà que aquesta comunicació tindrà lloc en el temps i la forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la recerca.
• Màxim respecte a la presumpció d'innocència durant la instrucció de l'expedient, el dret a ser escoltada i el dret de defensa.
• Dret a la preservació de la identitat de les persones investigades garantint-se la confidencialitat dels fets i les dades del procediment.
L'Organització prohibeix expressament els actes constitutius de represàlia, incloses les amenaces de represàlia i les temptatives de represàlia contra les persones que presentin una comunicació d'acord amb el que preveuen aquest document i la llei.
S'entén per represàlia qualssevol actes o omissions que estiguin prohibits per la llei, o que, de forma directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï les persones que les pateixen en desavantatge particular respecte a una altra en el context laboral o professional, només per la seva condició d'informants, o per haver realitzat una revelació pública, i sempre el procediment de recerca o en els dos anys següents a la finalització del mateix o de la data en què va tenir lloc la revelació pública. S'exceptua el supòsit en què aquesta acció o omissió es pugui justificar objectivament en atenció a una finalitat legítima i que els mitjans per assolir aquesta finalitat siguin necessaris i adequats.
Als efectes del que preveu aquesta Política ia títol enunciatiu, tenen la consideració de represàlies les assenyalades a l'apartat 7.12. a).
La persona que veiés lesionats els seus drets per causa de la seva comunicació o revelació una vegada transcorregut el termini de dos anys, podrà sol·licitar la protecció de l'autoritat competent.
L'Organització es compromet a no impedir o dificultar la presentació de comunicacions i revelacions, així com els que constitueixin represàlia o causin discriminació després de la presentació d'aquelles a l'empara de la llei aplicable, i reconeix que aquests actes seran nuls de ple dret i donaran lloc, si escau, a mesures correctores disciplinàries o de responsabilitat, podent incloure la corresponent.
L'organització és el responsable del tractament de les dades personals de les comunicacions que es tramiten a través de qualsevol dels canals que integren el sistema intern d'informació.
Les dades dels intervinents en aquest procediment seran gestionades d'acord amb allò establert al RGPD ia la LOPDGDD i seran incorporades al Registre d'Activitats del Tractament de l'Organització com a Responsable de Tractament, amb domicili al c/ Jorge Juan 65, 3r Madrid Madrid 28009 Espanya, amb la finalitat de gestionar, investigar i resoldre les comunicacions.
Les persones informants podran exercitar gratuïtament els seus drets d'accés, rectificació, supressió, oposició, limitació i portabilitat, acompanyant la informació necessària mitjançant algun dels mitjans següents:
1. Escrit dirigit a: C/ Jorge Juan 65, 3r Madrid Madrid 28009 Espanya
2. Per correu electrònic a l'adreça: administracion@senderaong.org
Si el destinatari de la present política desitja obtenir documentació addicional i detallada sobre la política de privadesa, podrà consultar-la al marge esquerre del Canal, fent clic al següent enllaç ( https://centinela.lefebvre.es/public/concept/2312062?access=9y49oUmGLo5zCXOKs5ktlAsNJEHs87 tramet correu electrònic a administracion@senderaong.org.
Per part seva, el Gestor del Canal extern tindrà la consideració d'encarregat del tractament a efectes de la legislació sobre protecció de dades personals.
Les dades personals que faciliti les persones afectades seran tractades amb la finalitat de gestionar les comunicacions formulades en la forma recollida a la present Política i es conservaran únicament durant el temps imprescindible per decidir sobre la procedència d'iniciar una investigació sobre els fets informats.
En cap cas seran objecte de tractament les dades personals que no siguin necessàries per al coneixement i la investigació d'infraccions, i es procedirà, si s'escau, a la supressió immediata. Si la informació rebuda conté dades personals incloses dins de les categories especials de dades, se'n procedirà a la supressió immediata, sense que es procedeixi al registre i tractament d'aquestes.
Si s'acredita que la informació facilitada o una part no és veraç, s'ha de procedir a suprimir-la immediatament des del moment en què es tingui constància d'aquesta circumstància, llevat que aquesta manca de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, cas en què es guarda la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial. En tot cas, transcorreguts tres (3) mesos des de la recepció de la comunicació sense que s'hagin iniciat actuacions de recerca, s'haurà de suprimir, llevat que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del sistema. Les comunicacions a què no s'hagi donat curs només podran constar de forma anonimitzada, sense que sigui aplicable l'obligació de bloqueig prevista a l'article 32 de la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre.
Les dades personals no es comunicaran a tercers excepte que, si s'escau, calgui comunicar-les a terceres persones per a la tramitació d'una investigació interna, obertura d'un expedient disciplinari, l'adopció de mesures disciplinàries, o en compliment d'una obligació legal es comuniquin a les forces i cossos de seguretat i/o als jutjats, tribunals, ministeri fiscal o altres.
La persona informant podrà exercir els drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament, portabilitat i oposició, segons el que disposa el Reglament General de Protecció de Dades (articles 12 i següents), i en la Llei Orgànica de Protecció de Dades Personals i Garantia dels Drets Digitals (articles 12 i següents) . 28009 Espanya oa l'adreça de correu electrònic administracion@senderaong.org. Igualment, si considera que les dades no són tractades correctament per l'Organització o que les sol·licituds d'exercici de drets no han estat ateses de forma satisfactòria, té el dret a presentar una reclamació davant l'autoritat de protecció de dades que correspongui, sent l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, la indicada.
Els principis i les regles recollits en aquesta norma seran inclosos dins els continguts dels plans formatius que es duguin a terme al si de l'Organització.
Aquestes accions tindran la finalitat de formar, conscienciar i sensibilitzar els professionals, amb l'objectiu d'impulsar a nivell intern una cultura de respecte a la legalitat vigent ia la normativa interna de l'organització.
En última instància, això redundarà de manera molt positiva en el funcionament intern de la pròpia Organització, en el desenvolupament correcte dels processos, en la millora de la competitivitat, en l'augment de la transparència i, especialment, en el manteniment, consolidació i enfortiment de la imatge, marca i reputació corporatives, garantint la confiança dels Professionals, proveïdors, clients i altres stakeholders.
A més de les activitats formatives esmentades, l'Organització podrà emprendre altres accions de formació, conscienciació i sensibilització, com ara publicacions a la Web, al Blog, a la intranet, emissió de comunicats interns, incorporació al tauler d'anuncis, etc.
En aplicació d'aquesta norma, l'Organització assumeix el compromís d'informar el personal de nova incorporació de la seva existència, del contingut i de l'obligatorietat del compliment.
Aquesta norma l'aprova la Junta Directiva de l'Organització.
Sense perjudici del que estableixen anteriorment els professionals de nova incorporació, aquesta norma es comunicarà i difondrà amb caràcter anual als professionals de l'organització, mitjançant la seva distribució digital o física (enviament per correu electrònic, emissió de comunicats interns, incorporació al tauler d'anuncis, publicació a la Intranet, etc.).
Aquesta norma entra en vigor i és vigent des de l'endemà de la comunicació i la difusió als professionals de l'organització, d'acord amb el que preveu l'apartat anterior.
