Política del Sistema Intern d'Informació

1. Introducció

La col·laboració ciutadana és un element clau en l'Estat de Dret espanyol, ja que no només es manifesta en el correcte compliment de les obligacions personals, sinó també en el compromís col·lectiu amb el bon funcionament de les institucions públiques i privades. La col·laboració ciutadana també es contempla com un deure de tot ciutadà quan presencia la comissió d'un delicte.

A més, en alguns àmbits, com el financer o de defensa de la competència, s'han incorporat instruments específics perquè els ciutadans puguin facilitar als organismes supervisors informació útil sobre actuacions irregulars o il·legals. També hi ha casos en què les actuacions cíviques han permès impulsar investigacions que han conclòs amb la imposició de la corresponent condemna penal per comportaments irregulars o corruptes.

És important destacar que l'ordenament jurídic ha de protegir els ciutadans que informen sobre vulneracions de l'ordenament jurídic en el marc d'una relació professional ja que, en ocasions, aquests comportaments cívics han generat conseqüències penoses per als qui han comunicat aquestes pràctiques corruptes i altres infraccions. Per tant, resulta indispensable assentar en la societat la consciència que s'ha de perseguir els qui trenquen la llei i que no s'han de consentir ni silenciar els incompliments.

En línia amb la nostra vocació de millora contínua, i per tal de donar compliment amb la normativa vigent, Sendera ONG ha posat en marxa el Sistema Intern d'Informació que es descriu en aquest document.

2. Objectiu

L'objectiu d'aquesta política és enunciar els principis generals d'actuació que regeixen en el Sistema Intern d'Informació i defensa de l'informant (en endavant, Sistema) definit en Sendera ONG (en endavant, l'Associació) i publicitar-la amb la finalitat de col·laborar en el compromís col·lectiu amb el bon funcionament de les institucions públiques i privades.

L'Associació garanteix una protecció adequada a aquells informants davant les possibles represàlies que poguessin patir i enforteix la cultura de la informació i la infraestructura d'integritat de l'Associació i fomenta la cultura de la informació com a mecanisme per prevenir i detectar amenaces a l'interès públic mitjançant la implantació d'aquest Sistema.

3. Abast

3.1. Àmbit material d'aplicació

El Sistema és d'aplicació per a qualsevol comunicació realitzada per un informant que suposi una acció o omissió que pugui ser constitutiva d' infracció penal o administrativa greu o molt greu o que pugui constituir una infracció del Dret de la Unió Europea sempre que:

1. Entren dins l'àmbit d'aplicació dels actes de la Unió Europea enumerats a l'annex de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell, de 23 d'octubre de 2019;

2. Afectin els interessos financers de la Unió Europea; o

3. Incideixin en el mercat interior.

Dit això, en el cas que es comuniqués una informació fora d'aquest àmbit material d'aplicació l'Associació es reserva l'ús de donar-li curs a la seva investigació, però l'informant no estaria cobert per les mesures de protecció davant de represàlies.

3.2. Àmbit personal d'aplicació

El Sistema és d'aplicació als informants que hagin obtingut informació sobre una infracció en un context laboral o professional, comprenent en tot cas:

a) les persones que tinguin la condició de treballadors per compte d'altri;

b) els autònoms;

c) els associats i persones pertanyents a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió de l'Associació, inclosos els membres no executius;

d) qualsevol persona que treballi per o sota la supervisió i la direcció de contraparts, contractistes, subcontractistes i proveïdors;

e) persones voluntàries, sòcies, donants, beneficiàries i col·laboradores,

També serà d'aplicació als informants que comuniquin informació sobre una infracció obtinguda en el marc d'una relació laboral o estatutària ja finalitzada, becaris, treballadors en períodes de formació amb independència que percebin o no una remuneració, així com a aquells la relació laboral dels quals encara no hagi començat, en els casos en què la informació sobre infraccions hagi estat obtinguda durant el procés de selecció o de negociació precontractual.

Les mesures de protecció de l'informant també s'aplicaran, si s'escau, específicament als representants legals de les persones treballadores en l'exercici de les seves funcions d'assessorament i suport a l'informant i a qualsevol persona física o jurídica en la qual presti serveis l'informant o l'hi assisteixin o que estiguin relacionades amb l'informant i que puguin patir represàlies, com a companys de treball o familiars de l'informant.

4. Principis generals d'actuació

L'Associació ha implantat un Sistema Intern d'Informació basat en els principis generals d'actuació següents:

1. Actuar, en tot moment, a l'empara de la legislació vigent i dins del marc establert pel Codi Ètic i de Conducta, i donant compliment a la normativa interna de l'Associació. En particular, es donarà compliment a tots els requisits recollits en la Llei 2/2023, del 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.
2. Integrar i coordinar els diferents canals interns d'informació que poguessin establir-se dins de l'Associació.
3. Comptar amb un procediment de gestió d'informacions rebudes.
4. Generar un entorn de transparència i accessibilitat tant als canals interns com als externs per afavorir la comunicació de possibles infraccions per part d'aquelles persones incloses en l'àmbit personal d'aplicació. Es permetrà fins i tot la presentació i posterior tramitació de comunicacions anònimes.
5. Ser independent i autònom, apareixent diferenciat respecte dels sistemes interns d'informació d'altres entitats.
6. Garantir la confidencialitat de la informació comunicada fins i tot per vies no habituals i de les actuacions que es desenvolupin en la seva gestió i tramitació, així com el secret de les comunicacions.
7. Complir amb els requisits establerts en la normativa en matèria de protecció de dades de caràcter personal.
8. Implementar programes adequats de formació específics a les persones involucrades en l'accés a les dades objecte de comunicació i genèrics per a la resta de l'organització.
9. Investigar i sancionar els actes i conductes irregulars de manera justa, no discriminatòria i proporcional al que disposa el règim disciplinari. Dins d'aquestes es trobarien les denúncies falses o de mala fe.
10. Promoure un ambient i una cultura que garanteixin l'efectivitat i la idoneïtat del seu funcionament per poder conèixer en primer lloc una possible irregularitat i no deixar espais d'impunitat contra l'informant.
11. Designar un responsable del Sistema evitant possibles situacions de conflicte d'interès assignant-li els recursos financers, humans i tècnics necessaris.
12. Establir garanties per a la protecció dels informants, prohibint les represàlies al denunciant i ple accés a les mesures de suport.
13. Garantir el dret de les persones afectades a què siguin informades i a ser escoltades en qualsevol moment.
14. Respectar la presumpció d'innocència i l' honor de les persones afectades.
15. Remetre la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte. En el cas que els fets afectin els interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.

5. Responsable del Sistema Intern d'Informació i personal amb accés a la informació

La Junta Directiva, com a màxim responsable de la implantació del Sistema Intern d'Informació, ha nomenat Responsable del Sistema a la Presidenta de l'Associació, Donya Mònica Redola Serra qui exercirà el seu càrrec amb independència.

El Responsable del Sistema respondrà de la tramitació diligent de les informacions rebudes a través dels canals interns.

L'accés a les dades personals contingudes en el Sistema Intern d'Informació quedarà limitat, dins l'àmbit de les seves competències i funcions, exclusivament a:

a) El Responsable del Sistema.

b) El responsable de recursos humans només quan pogués procedir l'adopció de mesures disciplinàries contra un treballador.

c) El responsable dels serveis jurídics de l'Associació.

d) Els encarregats del tractament que eventualment es designin.

Dit això, serà lícit el tractament de les dades per altres persones, o fins i tot la seva comunicació a tercers, quan resulti necessari per a l'adopció de mesures correctores en l'Associació o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si s'escau, procedeixin.

6. Canals interns de recepció d'informacions

L'Associació compta amb tres canals interns per a la recepció d'informacions:

1. Un de principal, consistent en una bústia electrònica accessible a través de la direcció pública:

http://compliance.informaconsulting.com/FormularioPublico/LadingPage?Token=271c2a32-c2d7-4fb6-aa81-e54174d1b9f0.

2. A través de l'email espacioseguro@senderaong.org, que permet a les persones empleades, voluntàries, sòcies, donants, col·laboradores, i a qualsevol interessada en l'Associació, alertar confidencialment l'Associació sobre sospites de mala conducta.

3. Un altre canal alternatiu, a sol·licitud de l'informant, consistent en la possibilitat de requerir una reunió presencial amb al Responsable del Sistema.

Tot el personal no responsable del tractament del canal intern queda advertit que hauran de guardar la deguda confidencialitat en cas que qualsevol comunicació no sigui remesa pel canal intern principal fixat (bústia electrònica) constituint una infracció molt greu el seu trencament i que l'hauran de transmetre immediatament al Responsable del Sistema.

7. Aprovació i modificacions

El contingut d'aquesta Política se sotmet a aprovació per la Junta Directiva. Qualsevol modificació del seu contingut com a conseqüència de la millora contínua del sistema ha de ser aprovada per aquesta.

‍

‍

‍

‍